¿Qué del código de barras? (1)

Si revisaste nuestra Plantilla Excel para el levantamiento de activos, habrás visto que en la primera columna se registra un código numérico. En nuestro Sistema para Control de Activos Xpertus, este número corresponde al código de barras. Es como la cédula de Identidad del Activo Fijo.

El Administrador de Activos Fijos suele hacerse la siguiente pregunta::

¿Cómo debe estructurarse el código de barras del Activo?

Empecemos diciendo que el código de barras tiene un papel importantísimo en la buena Administración y Control de Activos Fijos. Nos permite identificar de manera única y permanente a un Activo. Cuando todos los Activos de una empresa están identificados con un código de barras, cualquier Constatación Física posterior podrá realizarse de manera rápida y exacta. En términos de productividad, el código de barras le ahorrará tiempo y dinero. Un buen Sistema de Control de Activos Fijos le permitirá (entre otras funcionalidades) generar un código de barras e imprimirlo en etiquetas adecuadas.

Ahora respondamos a la pregunta: ¿Cómo debe estructurarse el código de barras?

Respuesta: El código de barras debe ser un numero secuencial. Así de simple.

Sin embargo, habrás visto que en algunas empresas se utilizan códigos alfanuméricos, por ejemplo: AFUIO000001 donde,

AF = Activo Fijo

UIO = Quito

00001 = número secuencial

O códigos numéricos compuestos como: 1410103001, donde:

14101: Activos Fijos

03: Muebles y Enseres

00001: Número secuencial

Este tipo de codificación, que a veces suele ser más compleja, era utilizada en épocas en que no se contaba con Sistemas Informáticos, ni con código de barras que nos permitieran consultar rápidamente la información asociada a determinado código. En ese entonces, si era necesario estructurar de alguna manera el código de un Activo, para al menos conocer a primera vista algunos datos incorporados en el código. Claro, para beneficiarse de esto era necesario conocer la manera en que estaba estructurado el código.

Pero hoy es diferente, pues contamos con Sistemas Informáticos y con Código de Barras. Utilizando un Lector de láser, basta con hacer una lectura del Código de Barras para conocer las características del Activo. Además, un código estructurado como en los ejemplos anteriores es susceptible de quedar caduco o desactualizado, por ejemplo, en el caso de cambiar de ubicación o clasificación. Esto implicaría cambiar de etiquetas cada vez que cambia cierta información.

También hay otra razón para no recomendar los códigos "estructurados" y es que un código de este tipo suele ser largo y por lo tanto genera también un código de barras largo, especialmente si es alfanumérico. Esto conlleva a que se necesiten etiquetas más grandes o que, intencionalmente al imprimir, se reduzca el tamaño del código de barras con el riesgo de que no pueda ser decodificado por un Lector de Código de Barras.

Por estas razones, nuestra recomendación es que se utilice un número secuencial. Nuestro Sistema de Control de Activos Fijos - XPERTUS, genera automáticamente los códigos de barras, permite su impresión directa utilizando impresoras térmicas y tiene funcionalidades que le permiten aprovechar la potencialidad del código de barras.

Hay otros aspectos sobre el código de barras que serán explicados en el siguiente post.

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